What Causes Construction Project Delays?

 

It’s both frustrating and costly for contractors when a construction project is postponed. However, delays can happen for various reasons such weather, equipment failures, labor shortages, missing or incorrect data, project mistakes and conflicts. There are some reasons, like weather that are beyond your control, but most construction project delays can be avoided.

Working with cloud-based, integrated construction software can keep everyone on the same page by providing equipment, materials and worker status visibility, project progress and productivity and timeline transparency — all in real time. This helps contractors complete their construction deliverables on time and within budget.

Below is a look at the six most common reasons construction jobs are delayed and tips on how to avoid them.

 

1. Budget Inaccuracies

 

As a contractor, misquoting a job estimate can be massively detrimental; some jobs are shut down for weeks, months or even dropped altogether. Accurate estimating ensures there is always enough money for materials, wages, and more. Using estimating software simplifies bids, estimates, and financial project planning and makes the process somewhat foolproof. Moreover, once estimates are complete, contractors need an easy way to get the project in their construction management platform and get to work.

Once the job is underway, having real-time access to data is critical to see how job progress is matching up with job costs. Unfortunately, many contractors are still relying on non-integrated, on-premise software solutions, which often means data reporting is delayed between the field and office, and those tasked with analyzing project productivity are often working from information that is days, weeks, even months old. A cloud-based, integrated construction management solution solves this by automating workflows and delivering powerful data and analysis tools in real time.

2. Labor Challenges

 

The biggest challenge in the construction industry today is labor. The recession triggered more than a decade ago left its mark on the industry, as many skilled workers laid off during the downturn left to take jobs in other industries. Few have returned, and the younger generations of workers entering the workforce have been less and less inclined to commit to construction careers. Technology is helping to change that dynamic, while also streamlining the HR and labor management workflows across construction organizations.

Correctly allocating a work crew can make or break a construction timeline. Rushing from project to project is inefficient, and risks cutting corners. Technology is making this is an easy fix, by streamlining scheduling and time collection for labor in the field and helping project managers determine what crews are best suited for what projects.

3. Approvals

 

Everyone at some point in their career has played the dreaded waiting game. Waiting for someone, somewhere to make a decision that is keeping the entire project from moving forward. As a leader or project manager on the job, you have to make decisions that keep projects moving. Coordinating actions and approving items quickly can keep construction jobs on time (maybe even ahead of time) and in some cases, under budget.

With the real-time accessibility, timely data and powerful functionality that modern, cloud-based, integrated construction software provides, contractors can automate tasks and streamline workflows that ensure the right people see the right information at the right time. If a change request is submitted for example, a project manger gets an alert on his dashboard, and from his mobile device can approve and create a change order. In the back office, the accounting team sees the change updated in real time, and in the executive suite, the CFO or owner looking at real-time job costs can see changes approved changes reflected in the figures as they occur. This seamless flow of information between the field, office and entire team is powered by an intuitive collaboration solution designed to connect these once-siloed operations.

4. Subcontractor Schedules and Compliance

 

If you’re a general contractor, you typically work with a number of subcontractors for each project. Effectively managing them, their timelines and schedules, compliance documentation, collaboration with other contractors and more is vital to a project’s success.

Clearly communicating expectations ahead of time, encouraging collaboration, looping them into any and all project updates and simplifying their own processes with technology and automation all help improve efficiency and production. If a subcontractor is spread too thin, or unaware of a larger project’s timeline, it can cause a delay in every subsequent job on the build. Or, if a contractor is out of compliance with their bonding, licensing or other contractual obligation, it increases project risks and makes the project vulnerable to legal challenges or conflicts. Open communication is essential in keeping projects running without a hitch.

5. Lack of Effective Communication

 

When the right hand isn’t talking to the left hand, projects can get delayed, and in some cases, done incorrectly. Whether it’s communication from an owner, client, in the field or at the office, everyone should be apprised as new updates like change orders or redesigns, or data like job progress or job costs become available.

Ensuring all teams are using the same set of data across the project reduces the chances for errors from a lack of knowledge. And, communication and collaboration audit trails come in handy if a conflict does arise, giving the general contractor confidence that teams have all the accurate information they need at all times to resolve issues before they become a project problem.

6. Poor Weather

 

One thing that can’t be controlled is the weather (it would be great if we could!). Understanding that extreme conditions can’t be controlled, allows you to be prepared, which can make a difference. If weather is hot and humid, or cold and snowy, account for a slower pace in the timeline, and follow safe practices for crews. When wet weather hits, providing a work team with waterproof gear and appropriate jobs can keep things moving.

Another weather-related item that can be controlled is how your business will be impacted in the event of a natural disaster. Should an event like a tornado, hurricane, flood, fire, or earthquake occur, how well would you be able to carry on operations? On-premise software and in-house data storage/servers could easily be lost in such an event — along with all of your vital data. However, operating in the cloud, with complete, secure data backups done automatically means that your business can continue to function — even if the home office isn’t able to.

Terjemahan bebas:

Ini membuat frustrasi dan mahal bagi kontraktor ketika proyek konstruksi ditunda. Namun, penundaan dapat terjadi karena berbagai alasan seperti cuaca, kegagalan peralatan, kekurangan tenaga kerja, data yang hilang atau tidak benar, kesalahan proyek dan konflik. Ada beberapa alasan, seperti cuaca yang berada di luar kendali Anda, tetapi sebagian besar penundaan proyek konstruksi dapat dihindari.

Bekerja dengan perangkat lunak konstruksi terintegrasi berbasis cloud dapat membuat semua orang berpikiran sama dengan menyediakan peralatan, material, dan visibilitas status pekerja, kemajuan dan produktivitas proyek, serta transparansi garis waktu – semuanya dalam waktu nyata. Ini membantu kontraktor menyelesaikan kiriman konstruksi mereka tepat waktu dan sesuai anggaran.

Di bawah ini adalah enam alasan paling umum pekerjaan konstruksi ditunda dan tip tentang cara menghindarinya.

1. Ketidakakuratan Penetapan Anggaran
Sebagai kontraktor, salah mengutip perkiraan pekerjaan dapat sangat merugikan; beberapa pekerjaan ditutup selama berminggu-minggu, berbulan-bulan atau bahkan dihentikan sama sekali. Estimasi yang akurat memastikan selalu ada cukup uang untuk material, gaji, dan lainnya. Menggunakan perangkat lunak perkiraan menyederhanakan tawaran, perkiraan, dan perencanaan proyek keuangan dan membuat prosesnya menjadi sangat mudah. Selain itu, setelah perkiraan selesai, kontraktor memerlukan cara mudah untuk memasukkan proyek ke dalam platform manajemen konstruksi mereka dan mulai bekerja.

Setelah pekerjaan berlangsung, memiliki akses waktu nyata ke data sangat penting untuk melihat bagaimana kemajuan pekerjaan sesuai dengan biaya pekerjaan. Sayangnya, banyak kontraktor masih mengandalkan solusi perangkat lunak di lokasi yang tidak terintegrasi, yang seringkali berarti pelaporan data antara lapangan dan kantor tertunda, dan mereka yang bertugas menganalisis produktivitas proyek sering kali bekerja dari informasi yang berhari-hari, berminggu-minggu, bahkan bulan. Solusi manajemen konstruksi terintegrasi berbasis cloud memecahkan masalah ini dengan mengotomatiskan alur kerja dan memberikan alat analisis dan data yang kuat secara real time.

2. Tantangan Tenaga Kerja
Tantangan terbesar dalam industri konstruksi saat ini adalah tenaga kerja. Resesi yang dipicu lebih dari satu dekade lalu meninggalkan jejaknya di industri, karena banyak pekerja terampil yang diberhentikan selama penurunan yang tersisa untuk mengambil pekerjaan di industri lain. Hanya sedikit yang kembali, dan generasi muda pekerja yang memasuki dunia kerja semakin cenderung tidak berkomitmen pada karier konstruksi. Teknologi membantu mengubah dinamika itu, sekaligus merampingkan alur kerja SDM dan manajemen tenaga kerja di seluruh organisasi konstruksi.

Mengalokasikan kru kerja dengan benar dapat membuat atau menghancurkan garis waktu konstruksi. Bergegas dari proyek ke proyek tidak efisien, dan berisiko mengambil jalan pintas. Teknologi membuat ini menjadi perbaikan yang mudah, dengan merampingkan penjadwalan dan pengumpulan waktu untuk tenaga kerja di lapangan dan membantu manajer proyek menentukan kru mana yang paling cocok untuk proyek apa.

3. Persetujuan
Setiap orang di beberapa titik dalam karir mereka telah memainkan permainan menunggu yang ditakuti. Menunggu seseorang, suatu tempat untuk membuat keputusan yang membuat seluruh proyek tidak bergerak maju. Sebagai pemimpin atau manajer proyek di tempat kerja, Anda harus membuat keputusan yang membuat proyek terus berjalan. Mengoordinasikan tindakan dan menyetujui barang dengan cepat dapat membuat pekerjaan konstruksi tepat waktu (bahkan mungkin lebih awal) dan dalam beberapa kasus, di bawah anggaran.

Dengan aksesibilitas waktu nyata, data tepat waktu, dan fungsionalitas canggih yang disediakan oleh perangkat lunak konstruksi terintegrasi berbasis cloud dan modern, kontraktor dapat mengotomatiskan tugas dan merampingkan alur kerja yang memastikan orang yang tepat melihat informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Misalnya, jika permintaan perubahan dikirim, manajer proyek mendapat peringatan di dasbornya, dan dari perangkat selulernya dapat menyetujui dan membuat pesanan perubahan. Di kantor belakang, tim akuntansi melihat perubahan diperbarui secara waktu nyata, dan di suite eksekutif, CFO atau pemilik yang melihat biaya pekerjaan waktu nyata dapat melihat perubahan perubahan yang disetujui tercermin dalam gambar saat terjadi. Aliran informasi yang lancar antara lapangan, kantor, dan seluruh tim ini didukung oleh solusi kolaborasi intuitif yang dirancang untuk menghubungkan operasi yang pernah tertutup ini.

4. Jadwal dan Kepatuhan Subkontraktor
Jika Anda adalah kontraktor umum, Anda biasanya bekerja dengan sejumlah subkontraktor untuk setiap proyek. Mengelolanya secara efektif, garis waktu dan jadwal, dokumentasi kepatuhan, kolaborasi dengan kontraktor lain, dan lainnya sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Mengkomunikasikan ekspektasi sebelumnya dengan jelas, mendorong kolaborasi, mengulanginya ke dalam setiap dan semua pembaruan proyek dan menyederhanakan proses mereka sendiri dengan teknologi dan otomatisasi, semuanya membantu meningkatkan efisiensi dan produksi. Jika subkontraktor tersebar terlalu tipis, atau tidak mengetahui jadwal proyek yang lebih besar, hal ini dapat menyebabkan penundaan pada setiap pekerjaan berikutnya dalam pembuatan. Atau, jika kontraktor tidak mematuhi ikatan, lisensi, atau kewajiban kontrak lainnya, hal itu meningkatkan risiko proyek dan membuat proyek rentan terhadap tantangan atau konflik hukum. Komunikasi terbuka sangat penting tial dalam menjaga proyek berjalan tanpa hambatan.

5. Kurangnya Komunikasi yang Efektif
Ketika tangan kanan tidak berbicara dengan tangan kiri, proyek bisa tertunda, dan dalam beberapa kasus, dilakukan dengan tidak benar. Baik itu komunikasi dari pemilik, klien, di lapangan atau di kantor, setiap orang harus diberi tahu saat pembaruan baru seperti perubahan pesanan atau desain ulang, atau data seperti kemajuan pekerjaan atau biaya pekerjaan menjadi tersedia.

Memastikan semua tim menggunakan kumpulan data yang sama di seluruh proyek mengurangi kemungkinan kesalahan karena kurangnya pengetahuan. Dan, jejak audit komunikasi dan kolaborasi berguna jika konflik benar-benar muncul, memberikan kepercayaan kontraktor umum bahwa tim memiliki semua informasi akurat yang mereka butuhkan setiap saat untuk menyelesaikan masalah sebelum menjadi masalah proyek.

6. Cuaca Buruk

Satu hal yang tidak dapat dikontrol adalah cuaca (alangkah baiknya jika kita bisa!). Memahami bahwa kondisi ekstrim tidak dapat dikendalikan, memungkinkan Anda untuk bersiap, yang dapat membuat perbedaan. Jika cuaca panas dan lembab, atau dingin dan bersalju, pertimbangkan kecepatan yang lebih lambat dalam garis waktu, dan ikuti praktik yang aman untuk kru. Saat cuaca basah melanda, menyediakan perlengkapan tahan air dan pekerjaan yang sesuai untuk tim kerja dapat membuat segala sesuatunya terus berjalan.

Item terkait cuaca lainnya yang dapat dikontrol adalah bagaimana bisnis Anda akan terpengaruh jika terjadi bencana alam. Jika peristiwa seperti angin puting beliung, angin topan, banjir, kebakaran, atau gempa bumi terjadi, seberapa baik Anda dapat menjalankan operasi? Perangkat lunak milik sendiri dan penyimpanan / server data internal dapat dengan mudah hilang dalam kejadian seperti itu – bersama dengan semua data penting Anda. Namun, beroperasi di cloud, dengan pencadangan data lengkap dan aman yang dilakukan secara otomatis berarti bisnis Anda dapat terus berfungsi – meskipun kantor pusat tidak dapat melakukannya.