Banyak masyarakat awam yang belum mengetahui apa itu peran dari seorang Sektretaris Perusahaan bahkan menganggap bahwa sekretaris perusahaan itu tidak ada bedanya dengan jabatan sekretaris biasa saja. Jabatan Sekretaris Perusahaan pada umumnya terdapat pada sebuah perusahaan yang besar, biasanya jabatan ini dimiliki oleh perusahaan milik BUMN atau perusaaan swasta yang sudah go public. Jabatan Sekretaris Perusahaan di dalam struktur organisasi perusahaan berada satu tingkat dibawah direksi atau berada dibawah salah satu direksi tergantung besar nya perusahaan yang dikelolanya
Tugas utama Sekretaris Perusahaan adalah sebagai liaison officer atau pejabat penghubung komunikasi dengan seluruh stake holder pada perusahaan tersebut, membuat RJPP (Rencana Jangka Panjang Perusahaan), menyampaikan laporan manajemen tahunan (annual report) dan triwulanan (quarterly report), mengelola kegiatan kehumasan, mengelola seluruh legal aspect perusahaan, mengelola manajemen sistem informasi perusahaan, pengelolaan manajemen risiko perusahaan serta mengelola kegiatan kesekretariatan.
Dari tugas utama tersebut dirinci menjadi tugas-tugas rutin nya adalah sebagai berikut :
❶ Melaksanakan agenda-agenda direksi seperti, RUPS, rapat mingguan dan rapat bulanan dan harus terdokumentasi lengkap beserta dinamika rapat yang terjadi.
❷ Membangun kerjasama dengan berbagai pihak untuk kepentingan kemajuan perusahaan termasuk mengelola dan memastikan berjalannya program CSR (Corporate Social Responsibility) perusahaan.
❸ Melakukan koordinasi dan pengumpulan data-data perusahaan yang terkait dengan keperluan Direksi untuk RUPS, Rapat Bulanan dengan Dewan Komisaris.
❹ Melakukan sosialisasi perihal kebijakan perusahaan baik kepada pihak internal maupun kepada pihak eksternal termasuk melalui website perusahaan.
❺ Mengelola sistem informasi perusahaan secara terbuka untuk umum melalui website perusahaan.
❻ Melakukan koordinasi pengumpulan data-data perusahaan untuk pembuatan dan penyampaian RJPP (Rencana Jangka Panjang Perusahaan), laporan triwulanan dan laporan tahunan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tepat waktu.
❼ Memastikan pelaksanaan Good Coorporate Governance (GCG) pada perusahaannya telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan target perusahaan.
❽ Melakukan identifikasi risiko terhadap seluruh kegiatan transaksi yang bersifat kontraktual yang berada pada perusahaan.
❾ Merumuskan dan membuat sasaran mutu utnuk perusahaan beserta unit kerja nya serta memantau pelaksanaan audit mutu yang dilaksanakan oleh pihak eksternal.
❿ Menyiapkan dan membuat laporan tahunan kegiatan sekretaris perusahaan secara baik, benar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tepat waktu.
Sekretaris perusahaan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama Perusahaan dan harus melakukan koordinasi secara intensif dengan seluruh unit kerja pada perusahaan tersebut.
Dalam setiap perusahaan jabatan Sekretaris Perusahaan adalah merupakan kamus atau buku pintar nya perusahaan, sekretaris perusahaan harus tahu tentang semua informasi dan data perusahaan termasuk nilai perusahaan jika perusahaan tersebut akan melakukan IPO (initial public offering).
Dalam hal hubungan dengan pihak eksternal terutama ketika menghadapi pers maka Sekretaris Perusahaan yang berhak melakukan pers release untuk mewakili Board of Director.
Sekretaris Perusahaan pada umumnya membawahi unit-unit kerja seperti : Manajemen Sistem Informasi, Manajemen Risiko, Bidang Hukum dan Humas dan kesekretariatan.
Bahar
Mantan Sekper salah satu anak perusahaan PT. PLN (Persero)
