Dependencies and business interruption
Take into consideration the dependencies of your own business
Property Insurance indemnifies the effects of a physical damage on insured property. However, for a business to secure its long-term survival, Business Interruption Insurance is invaluable.
Generally speaking Business Interruption Insurance is always triggered by indemnifiable property damage, though there are some exceptions when certain extensions are incorporated into the insurance policy wording (e.g. the business is affected by a damage that occurs outside of the premises of the Insured). Therefore you have to take a wider perspective when you look at your Business Interruption cover and take into consideration the dependencies of your own business.
It is not an easy task but nevertheless a very important one. In addition, dependencies also have a tendency to cause accumulation problems, which is why mapping the risks is very important, not only for the Insured but also for the Insurer. Dependencies can be both internal and external.
This article focuses on the following types of dependencies:
- Interdependencies
- Suppliers and Customers
- Public Utilities
- Denial of Access
Interdependencies
If a company within a group is dependent upon other companies within the same group this causes interdependencies. If each company is insured separately to cover the business interruption risk then each company has to have a Suppliers and Customers extension.
These extensions often have a stipulated limit, which is why there is a risk that the limit may not be enough. Another way to insure the interdependency risks is to have a group solution, which covers the business interruption loss of the group, and not have a solution based solely on the individual subsidiary company level.
This method of insuring is a better way of protecting the financial risk of the group, which in most cases should be the Insured’s main aim at group level. On the other hand the Insurer is reluctant to insure any unknown risks why they need to include a limit for interdependencies if such are unknown.
Suppliers and Customers
A company is nearly always dependent on services from suppliers. However, a company can also be dependent upon suppliers’ suppliers, to ensure that services/products are delivered to the customers. If the company does not get the required services/products from the suppliers it will have a financial impact on the business. This could result in higher costs, having to choose another more expensive supplier, or even in lost business.
There is insurance available that can offer protection to the Insured for the financial effects of damage occurring at the supplier/customer. However, this cover is subject to the proviso that the damage is indemnifiable (normally with a FLEXA cover).
If the damage is not indemnifiable it is considered a business risk and not an insurable risk. What happens if the problems start at a suppliers’ supplier? The normal extension does not cover this type of risk. However, subject to a special agreement with an insurance company such risks can might be covered.
Claims due to damage that occur at a supplier are more and more common. At If P&C these types of claims have increased during the last couple of years. One reason could be that more complex products involve more sub-suppliers. Another aspect affecting the risk is the level of the stock. If you have a lean production system using the just-in-time principle then there is no space for problems in the supply chain.
Insurance claims due to damage occurring at customers are much less common than claims due to damage occurring at suppliers. One can ask why? Has the insured simply forgotten to notify the insurance company about a potential claim or is it easier to find a new customer than a new supplier?
The significance of companies’ dependency on suppliers and customers
The catastrophe in Japan has highlighted the significance of companies’ dependency on suppliers and customers. The car industry is a good example. The lack of a small component can make it impossible to deliver the end product, the car. If a supplier/sub-supplier has a very strong position in the market then the risk of a huge impact is even greater. These NatCat risks are very hard to estimate and the consequences can be devastating.
When considering the sums insured for the Suppliers and Customers extension one often talks about named and unnamed parties where the limit is often higher for named parties. It is easier both for the Insured and the Insurer to pinpoint a risk and calculate the risk if the supplier/customer is identified.
One problem both the Insurer and the Insured have in common regarding this risk is that it is very hard to control and affect the physical risk at a named or unnamed supplier/customer. This makes it hard to calculate the real risk. Limits are a way for the insurer to minimize the effects of risk miscalculations.
When it comes to an unnamed supplier/customer the control is even weaker and therefore the limits for the sum insured are even lower. How do you minimize the risk and consequences when trouble arises at the premises of suppliers and/or customers?
Deal with it or be proactive
One way is to try and deal with it after the problems have started. Another method is to try to be proactive and minimize the risks before they have created a problem. One way to be proactive is to have a purchasing/customer policy stating that the company shall have at least some alternative suppliers and not be too dependent upon too few clients. Do not put too many eggs in the same basket!
The contracts can also be written in a way that the risk is minimized by using penalties or clauses that stipulate that the suppliers have to cooperate if something happens, etc. One can also demand that the supplier has an all-risk insurance to improve the possibility that the supplier has the means, for example, to rebuild after a fire.
One way of knowing your risk is to map it using a business continuity plan, which includes the dependency risks. It is a bit like the elite athletes and their preparation before competitions, which includes both physical and mental training. A problem that can arise if there is a loss at a supplier or a customer is in regards to claims handling.
It is much harder to discover the root cause of the claim, which is very important in Machinery Breakdown claims, i.e. to determine whether the loss is indemnifiable or not. Neither the Insured nor the Insurer has direct access to the place where the breakdown happened. It is also much harder to mitigate the loss since the decisions for expediting operations etc. are not decided directly by the Insured. It is even harder if the damage happens at a suppliers’ supplier.
Public Utilities
To be able to manufacture products/deliver services the business is almost always dependent upon public utilities such as electricity, gas, water, etc. If there is an unforeseen interruption in a delivery there is an extension that can cover the effects of such an interruption.
If it is a planned stoppage it is not covered under the extension. There is an argument for stating that such an unforeseen interruption could also be indemnified under the extension for named/unnamed suppliers.
Denial of Access
There are different types of extensions for Denial of Access. One type is coverage for Denial of Access due to an indemnifiable loss occurring in the vicinity of the insured’s premises.
Another type is cover for an unforeseen shut down decided upon by a public authority. For example in a bomb threat physical damage has not actually taken place and the business interruption loss is not covered if you do not have the relevant extension for Denial of Access.
Waiting period and dependencies
The normal way of insuring Business Interruption is to have a specific indemnity period, a sum insured, which is normally the annual gross profit and a certain waiting period, which is a kind of deductible based on a time element. The most common way is to have the same waiting period for both the normal Business Interruption coverage and for the dependencies.
The waiting period works as intended if there is a property claim at the Insured’s production site. The principle is that the indemnity period starts from the occurrence of the indemnifiable property damage. When the insurer indemnifies the loss the economic consequences due to problems in the production process during the waiting period are deducted from the overall loss.
If you apply the same principles to a damage occurring at say a supplier there might not be any effect on the Insured’s production process for a long period due to, for example safety stock/delivery times etc. The waiting period in such claims will be consumed as the principle of occurrence will tick and take away the share of the loss meant to be retained by the Insured.
A way of avoiding this is to have a monetary deductible regarding dependencies, which could correspond to the waiting period on normal Business Interruption claims. Another way is to have a combination of a minimum deductible in monetary terms and a waiting period. The wording could also be rewritten to clarify how to apply the waiting period and how to calculate the indemnifiable loss.
Summary
To be able to minimize the risks for your business it is very important to map not only the risks within your company but to have a wider perspective. The Business Continuity Plan must include the dependency risks. When the risks are known it is very prudent to minimize those risks by working proactively.
When that is done the appropriate insurance cover will have to be created to cover the risks still remaining. Through this working method you will minimize the actual risks, sleep better and hopefully also have a more accurate sum insured which could save you a lot in premiums!
Terjemahan bebas:
Ketergantungan dan gangguan usaha
Pertimbangkan ketergantungan bisnis Anda sendiri
Asuransi Properti memberikan ganti rugi atas dampak kerusakan fisik terhadap properti yang dipertanggungkan. Namun, agar bisnis dapat menjamin kelangsungan hidupnya dalam jangka panjang, Asuransi Gangguan Usaha sangatlah penting.
Secara umum, Asuransi Gangguan Usaha selalu dipicu oleh kerusakan properti yang dapat diganti rugi, meskipun ada beberapa pengecualian ketika perluasan tertentu dimasukkan ke dalam kata-kata polis asuransi (misalnya bisnis terkena dampak kerusakan yang terjadi di luar lokasi Tertanggung). Oleh karena itu, Anda harus mengambil perspektif yang lebih luas ketika melihat perlindungan Interupsi Bisnis Anda dan mempertimbangkan ketergantungan bisnis Anda sendiri.
Ini bukanlah tugas yang mudah namun tetap merupakan tugas yang sangat penting. Selain itu, ketergantungan juga cenderung menimbulkan masalah akumulasi, oleh karena itu pemetaan risiko menjadi sangat penting, tidak hanya bagi Tertanggung tetapi juga bagi Penanggung. Ketergantungan dapat bersifat internal dan eksternal.
Artikel ini berfokus pada jenis dependensi berikut:
- Saling ketergantungan
- Pemasok dan Pelanggan
- Utilitas Umum
- Penolakan Akses
Saling ketergantungan
Jika suatu perusahaan dalam suatu kelompok bergantung pada perusahaan lain dalam kelompok yang sama, hal ini menyebabkan saling ketergantungan. Apabila masing-masing perusahaan diasuransikan secara terpisah untuk menutup risiko gangguan usaha maka masing-masing perusahaan harus memiliki perpanjangan Pemasok dan Pelanggan.
Perpanjangan ini sering kali memiliki batas yang ditentukan, itulah sebabnya terdapat risiko bahwa batas tersebut mungkin tidak cukup. Cara lain untuk memastikan risiko saling ketergantungan adalah dengan memiliki solusi kelompok, yang mencakup kerugian gangguan bisnis kelompok, dan tidak memiliki solusi yang hanya didasarkan pada tingkat anak perusahaan saja.
Metode asuransi ini merupakan cara yang lebih baik untuk melindungi risiko finansial kelompok, yang dalam banyak kasus harus menjadi tujuan utama Tertanggung di tingkat kelompok. Di sisi lain Penanggung enggan mengasuransikan segala risiko yang belum diketahui, sehingga perlu mencantumkan batasan saling ketergantungan jika hal tersebut tidak diketahui.
Pemasok dan Pelanggan
Sebuah perusahaan hampir selalu bergantung pada layanan dari pemasok. Namun, perusahaan juga dapat bergantung pada pemasok pemasok, untuk memastikan bahwa layanan/produk dikirimkan kepada pelanggan. Jika perusahaan tidak mendapatkan layanan/produk yang dibutuhkan dari pemasok maka akan berdampak finansial pada bisnis. Hal ini dapat mengakibatkan biaya yang lebih tinggi, harus memilih pemasok lain yang lebih mahal, atau bahkan kerugian bisnis.
Tersedia asuransi yang dapat memberikan perlindungan kepada Tertanggung atas dampak finansial dari kerusakan yang terjadi pada pemasok/pelanggan. Namun, pertanggungan ini tunduk pada ketentuan bahwa kerusakan dapat diganti rugi (biasanya dengan pertanggungan FLEXA).
Jika kerusakan tidak dapat diganti rugi, maka hal tersebut dianggap sebagai risiko bisnis dan bukan risiko yang dapat diasuransikan. Apa yang terjadi jika masalah dimulai dari pemasok? Perpanjangan normal tidak mencakup risiko jenis ini. Namun, berdasarkan perjanjian khusus dengan perusahaan asuransi, risiko tersebut mungkin dapat ditanggung.
Klaim akibat kerusakan yang terjadi pada supplier semakin sering terjadi. Di If P&C, jenis klaim ini telah meningkat selama beberapa tahun terakhir. Salah satu alasannya mungkin karena produk yang lebih kompleks melibatkan lebih banyak sub-pemasok. Aspek lain yang mempengaruhi risiko adalah tingkat saham. Jika Anda memiliki sistem produksi lean yang menggunakan prinsip just-in-time maka tidak ada ruang untuk masalah dalam rantai pasokan.
Klaim asuransi karena kerusakan yang terjadi di pelanggan jauh lebih jarang terjadi dibandingkan klaim asuransi karena kerusakan yang terjadi di pemasok. Ada yang bertanya kenapa? Apakah tertanggung lupa memberi tahu perusahaan asuransi tentang kemungkinan klaim atau lebih mudah mencari pelanggan baru daripada pemasok baru?
Pentingnya ketergantungan perusahaan pada pemasok dan pelanggan
Bencana yang terjadi di Jepang telah menyoroti pentingnya ketergantungan perusahaan terhadap pemasok dan pelanggan. Industri mobil adalah contoh yang baik. Kurangnya komponen yang kecil dapat membuat produk akhir, yaitu mobil, tidak dapat dikirimkan. Jika pemasok/sub-pemasok mempunyai posisi yang sangat kuat di pasar maka risiko dampak yang besar akan semakin besar. Risiko NatCat ini sangat sulit diperkirakan dan konsekuensinya bisa sangat buruk.
Ketika mempertimbangkan uang pertanggungan untuk perpanjangan Pemasok dan Pelanggan, kita sering berbicara tentang pihak yang disebutkan namanya dan yang tidak disebutkan namanya di mana batasnya sering kali lebih tinggi untuk pihak yang disebutkan namanya. Lebih mudah bagi Tertanggung dan Penanggung untuk menentukan suatu risiko dan menghitung risiko jika pemasok/pelanggan teridentifikasi.
Satu permasalahan yang sama-sama dimiliki oleh Penanggung dan Tertanggung mengenai risiko ini adalah sangat sulitnya mengendalikan dan mempengaruhi risiko fisik pada pemasok/pelanggan yang disebutkan namanya atau tidak disebutkan namanya. Hal ini membuat sulit untuk menghitung risiko sebenarnya. Limit adalah cara bagi perusahaan asuransi untuk meminimalkan dampak kesalahan perhitungan risiko.
Ketika sampai pada unnamed dari pemasok/pelanggan kendalinya semakin lemah sehingga batas harga pertanggungan pun semakin rendah. Bagaimana Anda meminimalkan risiko dan konsekuensi ketika timbul masalah di lokasi pemasok dan/atau pelanggan?
Atasi atau bersikaplah proaktif
Salah satu caranya adalah dengan mencoba dan mengatasinya setelah masalah muncul. Cara lainnya adalah mencoba bersikap proaktif dan meminimalkan risiko sebelum menimbulkan masalah. Salah satu cara untuk bersikap proaktif adalah dengan memiliki kebijakan pembelian/pelanggan yang menyatakan bahwa perusahaan harus memiliki setidaknya beberapa pemasok alternatif dan tidak terlalu bergantung pada terlalu sedikit klien. Jangan menaruh terlalu banyak telur dalam keranjang yang sama!
Kontrak juga dapat ditulis sedemikian rupa sehingga risiko dapat diminimalkan dengan menggunakan penalti atau klausul yang menetapkan bahwa pemasok harus bekerja sama jika terjadi sesuatu, dll. Anda juga dapat meminta pemasok memiliki asuransi semua risiko untuk meningkatkan kemungkinan. bahwa pemasok mempunyai sarana, misalnya, untuk membangun kembali setelah kebakaran.
Salah satu cara untuk mengetahui risiko Anda adalah dengan memetakannya menggunakan rencana kelangsungan bisnis, yang mencakup risiko ketergantungan. Ini seperti atlet elit dan persiapan mereka sebelum kompetisi, yang mencakup pelatihan fisik dan mental. Permasalahan yang dapat timbul jika terjadi kerugian pada supplier atau pelanggan adalah pada penanganan klaim.
Jauh lebih sulit untuk menemukan akar permasalahan dari klaim tersebut, yang merupakan hal yang sangat penting dalam klaim Kerusakan Mesin, yaitu untuk menentukan apakah kerugian tersebut dapat diberi ganti rugi atau tidak. Baik Tertanggung maupun Penanggung tidak mempunyai akses langsung ke tempat terjadinya kerusakan. Mitigasi kerugian juga jauh lebih sulit karena keputusan untuk mempercepat operasional dan lain-lain tidak diputuskan secara langsung oleh Tertanggung. Lebih parah lagi jika kerusakan terjadi pada pemasok pemasok.
Utilitas Umum
Untuk dapat memproduksi produk/jasa pengiriman, bisnis ini hampir selalu bergantung pada utilitas umum seperti listrik, gas, air, dll. Jika ada gangguan yang tidak terduga dalam pengiriman, ada perpanjangan yang dapat menutupi dampak dari gangguan tersebut. .
Jika penghentian tersebut direncanakan, maka hal tersebut tidak tercakup dalam perpanjangan. Terdapat argumen yang menyatakan bahwa gangguan yang tidak terduga juga dapat mendapat ganti rugi berdasarkan perpanjangan untuk pemasok yang disebutkan namanya/tidak disebutkan namanya.
Penolakan Akses
Ada berbagai jenis ekstensi untuk Penolakan Akses. Salah satu jenisnya adalah pertanggungan untuk Penolakan Akses karena kerugian yang dapat diberikan ganti rugi yang terjadi di sekitar lokasi tertanggung.
Jenis lainnya adalah perlindungan atas penutupan yang tidak terduga yang diputuskan oleh otoritas publik. Misalnya dalam ancaman bom, kerusakan fisik belum benar-benar terjadi dan kerugian gangguan bisnis tidak ditanggung jika Anda tidak memiliki ekstensi yang relevan untuk Penolakan Akses.
Masa tunggu dan ketergantungan
Cara yang lazim untuk mengasuransikan Gangguan Bisnis adalah dengan mempunyai jangka waktu ganti rugi tertentu, uang pertanggungan, biasanya berupa laba kotor tahunan dan masa tunggu tertentu, yaitu semacam pengurangan berdasarkan unsur waktu. Cara yang paling umum adalah dengan memiliki masa tunggu yang sama untuk cakupan Interupsi Bisnis normal dan dependensi.
Masa tunggu tersebut berlaku sebagaimana mestinya apabila terdapat klaim harta benda di tempat produksi Tertanggung. Prinsipnya, jangka waktu ganti rugi dimulai sejak terjadinya kerusakan harta benda yang dapat diganti ruginya. Apabila pihak asuransi memberikan ganti rugi atas kerugian tersebut, maka akibat ekonomi akibat permasalahan dalam proses produksi selama masa tunggu dikurangkan dari kerugian keseluruhan.
Apabila anda menerapkan prinsip yang sama terhadap kerusakan yang terjadi di pemasok misalnya, maka mungkin tidak akan ada dampak apa pun terhadap proses produksi Tertanggung dalam jangka waktu lama karena, misalnya safety stock/waktu pengiriman dll. Masa tunggu dalam klaim tersebut akan terpakai. karena prinsip kejadian akan berdetak dan menghilangkan bagian kerugian yang seharusnya ditanggung oleh Tertanggung.
Salah satu cara untuk menghindari hal ini adalah dengan memberikan pengurangan moneter terkait ketergantungan, yang mungkin sesuai dengan masa tunggu klaim Gangguan Bisnis normal. Cara lain adalah dengan memiliki kombinasi pengurangan minimum dalam bentuk moneter dan masa tunggu. Kata-katanya juga dapat ditulis ulang untuk memperjelas bagaimana menerapkan masa tunggu dan bagaimana menghitung kerugian yang dapat diganti.
Ringkasan
Untuk dapat meminimalkan risiko pada bisnis Anda sangat penting untuk memetakan tidak hanya risiko yang ada di dalam perusahaan Anda saja namun memiliki sudut pandang yang lebih luas. Rencana Kesinambungan Bisnis harus mencakup risiko ketergantungan. Ketika risiko diketahui, sangatlah bijaksana untuk meminimalkan risiko tersebut dengan bekerja secara proaktif.
Ketika hal ini dilakukan, perlindungan asuransi yang sesuai harus dibuat untuk menutupi risiko yang masih ada. Melalui metode kerja ini Anda akan meminimalkan risiko yang sebenarnya, tidur lebih nyenyak dan semoga juga memiliki uang pertanggungan yang lebih akurat sehingga dapat menghemat banyak premi!
